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コールセンターで働くと、必ずと言っていいほどログを残します。ログとは、お客様とのやりとりがメインの対応履歴のことです。今回、ログ入力のポイントや身に付けると活かせる入力スキルについてまとめました。

1、わかりやすく、簡潔に

ログは、自分だけでなくその業務に関わる人全てが見る可能性のあるものです。そのため、第三者が見てすぐにわかる内容にする必要があります。特にコールセンターでは瞬時に判断を迫られるケースが出てくる場合もあります。誤解を招きやすい表現など、わかりにくいログのせいで次に対応したオペレーターがどのように案内してよいかわからず誤案内をしてしまったら、お客様にご迷惑をおかけしてしまうことにつながります。入力した内容は必ず見直す癖をつけましょう。その際、自分以外の人が読んだときに意味の通じないところはないか、といった視点で見直すことをおすすめします。

2、コピー・アンド・ペースト、辞書登録機能を使うと便利

辞書登録については事業所によってルールが存在する場合もありますが、一般的には、コピー・アンド・ペースト、あるいは、辞書登録機能を使うと入力ミスが減ります。また、これらを上手く活用することで入力時間を短縮させることができます。応対終了後の電話に出ていない時間を後処理時間と言うのですが、この後処理時間を短くすることが生産性向上につながります。

3、入力スキルはチャット・メールサポートにも活かせる

コールセンターと同じカスタマーサポートという括りに、チャット・メールサポートがあります。コールセンター時代に入力スキルを身に付けておけば、チャット・メールサポート業務に異動しても即戦力となれます。

まとめ

タッチタイピングができなくても問題はありませんが、正確なログ入力は仕事を進める上で非常に重要です。工夫することで入力時間短縮、ミス防止の対策にもなります。これからコールセンターで働こうとしている方はぜひ参考にしてみてくださいね!

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